Privacy Policy
Last updated: 3 November 2026
1. Who we are
Tax Letter Sorted is a service of Accounted4Tax Ltd, a company registered in England and Wales (company number 16438537), registered office 128 City Road, London, EC1V 2NX. We are the "controller" of your personal data.
Contact: letters@accounted4tax.co.uk · 07563 811938.
ICO registration number: [to be added].
2. What we collect and why
| What | Why | Legal basis |
|---|
| The letter you upload (photo or PDF) and the details read from it (names, addresses, references, amounts, dates) | To explain the letter to you and, if you ask, prepare an appeal | Taking steps at your request / our contract with you |
| Your answers to the questions, in your language and in English | To check whether HMRC or Companies House usually accept your reason, and to write the appeal | Contract |
| Health information you choose to give (for example a hospital stay) | Only to describe your reason in the appeal | Your explicit consent, which you give before you send your answers. You can withdraw it at any time; we then delete those answers. |
| Name, address, phone, email, UTR, National Insurance number, company details | To fill in the appeal form or letter and to contact you | Contract |
| Payment details (handled by Stripe – we never see your card number) | To take payment | Contract; legal obligation (accounting records) |
| For accountant reviews: photo ID, a selfie holding the photo ID, proof of address, certificate of incorporation, the director's confirmation that they instruct us | Identity checks required by anti-money-laundering law, and to act for the company | Legal obligation (Money Laundering Regulations 2017) |
| HMRC agent authorisation code (Corporation Tax) | To complete HMRC's agent authorisation | Contract. Deleted once used. |
| Messages, call-back and quote requests | To reply to you | Our legitimate interest in answering requests you send us |
| Marketing emails – only if you tick the separate box | To send occasional tax tips and offers | Your consent (you can unsubscribe at any time) |
| A record of which emails we sent you, whether they were delivered, and a digital fingerprint (SHA-256) of the PDF we sent | To prove what we sent and when | Legitimate interest; legal claims |
| Anonymous visit statistics (which steps of the service are used – no names, no cookies) | To improve the service | Legitimate interest |
We never decide whether you have a reasonable excuse for you, and we never add facts you did not confirm. The appeal is built only from what you tell us and confirm.
3. How long we keep it
- Free explanation only: the letter and everything read from it are deleted automatically within 24 hours, or within 30 days if you continue to the questions or ask us to call you.
- £19 self-serve appeal: the letter, your answers and the appeal PDF are deleted automatically 14 days after we email you the appeal. We keep your name, email, phone, what you bought, the payment reference, when you approved the appeal and your marketing choice for 6 years, because accounting law requires us to keep sales records.
- Accountant review (£39 / £59) and services we provide as your accountant: we keep the case, the identity documents and the director's confirmation for 5 years after our work for you ends, as the Money Laundering Regulations require. Health information is kept only as part of the appeal itself.
- Help, call-back and quote requests: up to 12 months, unless you become a client.
- Email delivery log: 6 years.
4. Who processes your data for us
We use these providers. Each works under a written contract and only on our instructions.
- Supabase – database, file storage and server code, hosted in London (UK).
- Anthropic (Claude) – reads the letter and writes the plain-language explanation. Anthropic does not use our data to train its models and deletes it within 30 days (longer only if required by law or to investigate misuse). Its servers may be in the USA – see section 5.
- Stripe – card payments. Stripe is also a controller of payment data under its own privacy policy.
- Brevo (France, EU) – sends our emails.
- GitHub Pages – hosts the web pages; like any website host it receives your device's IP address.
- Google Fonts – supplies the typefaces on the pages; it receives your device's IP address.
We do not sell your data and we do not share it with anyone else, except where the law requires (for example HMRC, the National Crime Agency or our regulator, AAT) or when you ask us to send an appeal for you.
5. Transfers outside the UK
Some providers (Anthropic, Stripe, Google, GitHub) may process data in the USA. We rely on the UK's adequacy regulations for organisations certified under the UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, or on the UK International Data Transfer Addendum to the EU Standard Contractual Clauses.
6. Cookies and similar
We do not use advertising or tracking cookies. The pages keep a small amount of information in your browser tab (session storage) so that each step of your case works, and your language choice. It is removed when you close the tab.
7. Your rights
You can ask us to give you a copy of your data, correct it, delete it, restrict or object to how we use it, or move it to another provider. You can withdraw your consent (health information, marketing) at any time. Email letters@accounted4tax.co.uk; we reply within one month. Some data we must keep by law (for example anti-money-laundering records) even if you ask us to delete it – we will tell you if that applies.
If you are unhappy with how we handle your data, please tell us first. You can also complain to the Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint · 0303 123 1113.
8. Security
Your files are stored privately, are never public, and links to them expire after a short time. Your case has its own private link; please do not share it.
9. Changes
If we change this policy we will update the date at the top. Important changes will be shown on the website.
Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 3 noiembrie 2026
Aceasta este o traducere. Versiunea în limba engleză este cea care se aplică.
1. Cine suntem
Tax Letter Sorted este un serviciu al Accounted4Tax Ltd, companie înregistrată în Anglia și Țara Galilor (număr 16438537), cu sediul social la 128 City Road, London, EC1V 2NX. Noi suntem „operatorul” datelor dvs. personale.
Contact: letters@accounted4tax.co.uk · 07563 811938.
Număr de înregistrare ICO: [urmează].
2. Ce colectăm și de ce
| Ce | De ce | Temei legal |
|---|
| Scrisoarea pe care o încărcați (fotografie sau PDF) și datele citite din ea (nume, adrese, referințe, sume, date) | Pentru a vă explica scrisoarea și, dacă cereți, a pregăti o contestație | Pași făcuți la cererea dvs. / contractul cu dvs. |
| Răspunsurile dvs. la întrebări, în limba dvs. și în engleză | Pentru a verifica dacă HMRC sau Companies House acceptă de obicei motivul dvs. și pentru a scrie contestația | Contract |
| Informații despre sănătate pe care alegeți să le dați (de exemplu o internare) | Doar pentru a descrie motivul în contestație | Consimțământul dvs. explicit, dat înainte de a trimite răspunsurile. Îl puteți retrage oricând; atunci ștergem acele răspunsuri. |
| Nume, adresă, telefon, email, UTR, număr de asigurări sociale (NI), datele companiei | Pentru a completa formularul sau scrisoarea de contestație și a vă contacta | Contract |
| Datele de plată (gestionate de Stripe – nu vedem niciodată numărul cardului) | Pentru a încasa plata | Contract; obligație legală (evidențe contabile) |
| Pentru analiza de către contabil: act de identitate cu fotografie, un selfie cu actul de identitate ținut lângă față, dovada adresei, certificatul de înregistrare al companiei, confirmarea directorului că ne mandatează | Verificarea identității cerută de legea anti-spălare a banilor și pentru a acționa în numele companiei | Obligație legală (Money Laundering Regulations 2017) |
| Codul de autorizare HMRC pentru agent (impozit pe profit) | Pentru a finaliza autorizarea ca agent la HMRC | Contract. Șters după folosire. |
| Mesaje, cereri de apel și de ofertă | Pentru a vă răspunde | Interesul nostru legitim de a răspunde cererilor dvs. |
| Emailuri de marketing – doar dacă bifați căsuța separată | Sfaturi fiscale și oferte ocazionale | Consimțământul dvs. (vă puteți dezabona oricând) |
| Evidența emailurilor trimise, dacă au fost livrate și o amprentă digitală (SHA-256) a PDF-ului trimis | Pentru a dovedi ce am trimis și când | Interes legitim; apărarea în caz de litigiu |
| Statistici anonime (ce pași ai serviciului sunt folosiți – fără nume, fără cookie-uri) | Pentru a îmbunătăți serviciul | Interes legitim |
Nu decidem noi în locul dvs. dacă aveți o scuză rezonabilă și nu adăugăm niciodată fapte pe care nu le-ați confirmat. Contestația se bazează doar pe ce ne spuneți și confirmați.
3. Cât timp păstrăm datele
- Doar explicația gratuită: scrisoarea și tot ce s-a citit din ea se șterg automat în 24 de ore sau în 30 de zile dacă continuați cu întrebările ori cereți să vă sunăm.
- Contestația de £19: scrisoarea, răspunsurile și PDF-ul contestației se șterg automat la 14 zile după ce v-am trimis contestația pe email. Păstrăm 6 ani numele, emailul, telefonul, ce ați cumpărat, referința plății, momentul aprobării și opțiunea de marketing, pentru că legea contabilă ne cere să păstrăm evidența vânzărilor.
- Analiza de către contabil (£39 / £59) și serviciile pe care vi le oferim ca și contabil: păstrăm dosarul, documentele de identitate și confirmarea directorului 5 ani după încheierea colaborării, conform Money Laundering Regulations. Informațiile despre sănătate se păstrează doar ca parte a contestației.
- Cereri de ajutor, de apel și de ofertă: până la 12 luni, dacă nu deveniți client.
- Evidența livrării emailurilor: 6 ani.
4. Cine prelucrează datele pentru noi
- Supabase – bază de date, stocare de fișiere și cod pe server, găzduite la Londra (Regatul Unit).
- Anthropic (Claude) – citește scrisoarea și scrie explicația pe înțeles. Anthropic nu folosește datele noastre pentru a-și antrena modelele și le șterge în 30 de zile (mai mult doar dacă legea cere sau pentru a investiga un abuz). Serverele pot fi în SUA – vezi secțiunea 5.
- Stripe – plăți cu cardul. Stripe este și operator al datelor de plată, conform propriei politici.
- Brevo (Franța, UE) – trimite emailurile noastre.
- GitHub Pages – găzduiește paginile web; primește adresa IP a dispozitivului dvs.
- Google Fonts – furnizează fonturile; primește adresa IP a dispozitivului dvs.
Nu vindem datele și nu le dăm altcuiva, cu excepția cazurilor cerute de lege (de exemplu HMRC, National Crime Agency sau autoritatea noastră de reglementare, AAT) sau când ne cereți să trimitem o contestație pentru dvs.
5. Transferuri în afara Regatului Unit
Unii furnizori (Anthropic, Stripe, Google, GitHub) pot prelucra date în SUA. Ne bazăm pe reglementările de adecvare ale Regatului Unit pentru organizațiile certificate în UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework sau pe UK International Data Transfer Addendum la clauzele contractuale standard ale UE.
6. Cookie-uri
Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire. Paginile păstrează în fila browserului (session storage) puține informații necesare pentru pașii dosarului și alegerea limbii. Ele dispar când închideți fila.
7. Drepturile dvs.
Ne puteți cere o copie a datelor, corectarea, ștergerea, restricționarea sau opoziția la prelucrare, ori transferul la alt furnizor. Vă puteți retrage oricând consimțământul (informații despre sănătate, marketing). Scrieți la letters@accounted4tax.co.uk; răspundem în cel mult o lună. Unele date trebuie păstrate prin lege (de exemplu evidențele anti-spălare a banilor) chiar dacă cereți ștergerea – vă spunem dacă e cazul.
Dacă nu sunteți mulțumit, spuneți-ne mai întâi nouă. Puteți depune și o plângere la Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint · 0303 123 1113.
8. Securitate
Fișierele sunt păstrate privat, nu sunt niciodată publice, iar linkurile către ele expiră după scurt timp. Dosarul dvs. are propriul link privat; vă rugăm să nu-l dați altor persoane.
9. Modificări
Dacă modificăm această politică, actualizăm data de mai sus. Schimbările importante vor fi afișate pe site.